「知りません」を敬語に！「存じ上げない・存じません」との使い分け

ビジネスメールで「知らない」と伝えるとき、どのような表現を使えばよいか悩んだことはありませんか？相手の立場や状況に応じて適切な敬語表現を選ぶことは、ビジネスコミュニケーションの重要なスキルの一つです。「存じ上げない」「存じません」「承知しておりません」など、さまざまな表現がありますが、それぞれの使い分けや注意点を知っておくことで、より円滑にコミュニケーションを取れるようになります。本記事では、ビジネスメールで活用できる「知らない」の敬語表現とその使い方について、詳しく解説していきます。

「知らない」の基本的な敬語表現と使い分け

「存じ上げない」と「存じません」の違いと使用場面

ビジネスシーンでは、相手へ配慮することが何より大切です。「申し訳ございませんが」などのクッション言葉を添えると、より丁寧な印象を与えられます。特に、メールでのコミュニケーションでは言葉遣いに注意が必要です。これらの表現を適切に使い分けることで、相手への敬意を示しつつ好ましい印象を与えることができます。

表現	対象	例文
存じ上げない	人	新しい部長の名前を存じ上げません
存じません	物事・情報	商品の詳細は存じません

「知らない」の敬語表現：丁寧さの段階

「知らない」の敬語表現には、丁寧さの段階があります。最も基本的な表現は「存じません」ですが、より丁寧な表現として「存じ上げません」があります。さらに上位の敬語表現として「存じ上げておりません」があり、中でも最も丁寧な言い方とされています。

例えば、同僚に対しては「その件については存じません」、上司に対しては「申し訳ございませんが、その情報は存じ上げません」、取引先の顧客に対しては「大変恐縮ですが、その件につきましては存じ上げておりません」というように、相手や状況に応じて段階的に使い分けることが重要です。

「承知しておりません」の適切な使用方法

ただ、例えば「了解」は目上の人に対しての使用は失礼とされますが、「了解いたしました」と言うことで丁重な表現として認められつつあります。とは言え、ビジネスシーンでは状況に応じて適切な表現を選ぶことが何より大切です。「承知しておりません」は、その場しのぎの言い訳と受け取られる可能性があるため、使用には十分に配慮しましょう。

ビジネスシーンにおける「知らない」の敬語表現の実践

上司や取引先に対する「知らない」の伝え方

上司や取引先に「知らない」ことを伝える際には、適切な表現と配慮が不可欠です。「存じ上げません」などと丁寧な表現を用いることで、相手への敬意を示すことができます。例えば、「申し訳ございませんが、その件については存じ上げておりません」と伝えると良いでしょう。

また、単に知らないと伝えるだけでなく、「確認して改めてご連絡させていただきます」のように、積極的な姿勢を示すことも大切です。「不勉強で申し訳ございません。ご教示いただけますでしょうか」と謙虚に尋ねることで、相手の知識や経験を尊重する姿勢を表現できます。

メールで「知らない」と伝える際の具体例

また、単に知らないと伝えるだけでなく、「確認の上、改めてご連絡させていただきます」など、前向きな姿勢を示す一文を添えることで誠実な印象を与えることができます。メールの場合は字面しか見えないため、相手への配慮を忘れずに丁寧にコミュニケーションを取ることを心掛けましょう。

過去形「知らなかった」の敬語表現

過去形の「知らなかった」を敬語で表現する際も使い分けは重要です。目上の人が知らなかった場合は「ご存知なかった」と尊敬語を用います。

一方、自分が知らなかった場合は「存じ上げなかった」「存じ上げませんでした」と謙譲語を使います。「存じ上げなかった」と「存じませんでした」はどちらも謙譲語ですが、前者は特定の相手に対して使う一般的な表現で、後者はフォーマルな場で不特定多数を意識する際に適しています。

ただし、これらの表現は否定的な印象を与える可能性があるため、「失礼ながら」などのクッション言葉を添えると柔らかい印象になります。例えば、「申し訳ございません。その件については存じ上げておりませんでした」と伝えることで、丁寧さと謙虚さを表現できます。

「知らない」の敬語表現における注意点

「知らない」の敬語表現で避けるべき表現

ビジネスシーンで「知らない」を表現する際、避けるべき言い回しがあります。例えば、「分かりません」や「知りません」といった直接的な表現は、プロ意識に欠ける印象を与えかねません。代わりに、「承知しておりません」や「存じ上げません」といった丁寧な表現を使いましょう。

さらに、「調べていません」や「確認していません」といった言葉も避けるべきです。これらは準備不足を自ら露呈してしまっているようなもの。代わりに、「ただいま確認いたします」や「お調べしてご回答いたします」など、積極的な対応姿勢を示す表現を心掛けましょう。

避けるべき表現	推奨される表現
わかりません	承知しておりません
知りません	存じ上げません
調べていません	ただいま確認いたします
確認していません	お調べしてご回答いたします

「知らない」を丁寧に伝える際の注意点

自分の不明点を認めつつ、相手の知識を尊重する姿勢も大切です。「不勉強で恐縮ですが、ご教示いただけますでしょうか」といった表現を用いることで、相手との良好な関係を築くことができます。使う場面を正しく判断し、相手への配慮を忘れずに対応することが円滑なコミュニケーションの鍵となります。

「知らない」を伝えた後のフォローアップ

「知らない」ことを伝えた後のフォローアップは、信頼関係を維持するための要と言えます。

まず、「確認してすぐにご連絡いたします」など積極的な姿勢を示しましょう。次に、具体的な行動計画を提示します。例えば、「明日の午前中までに調べて、メールでご報告いたします」と期限を明確にすると、相手に安心感を与えられます。また、代替案や関連情報を提供することも効果的です。「その件は存じ上げませんが、関連する○○についてはご説明できます」といった形で、できる範囲での対応を示しましょう。

言わずもがなですが、フォローアップ後の対応も重要です。約束した時間内に必ず連絡し、誠実な姿勢を貫くことで、長期的な信頼関係の構築につながります。